O modelo de reunião varia tendo em conta os objetivos que se pretendem alcançar com a mesma. É importante ter atenção: como os objetivos da reunião são definidos.
Qual a finalidade de uma reunião?
As reuniões servem para trocar ideias e tomar decisões. Posteriormente, essas decisões podem ser tomadas e comunicadas pelo líder ou serem decididas pelos colaboradores com a concordância do líder.
Nas reuniões pode-se falar sobre: resolver problemas; elaborar um plano de ação para implementar num novo produto ou serviço; informar que vai haver mudanças organizacionais; estabelecer objetivos de equipa e redistribuir tarefas; apresentar os resultados anuais da organização.
O que se pretende obter com uma reunião?
Genericamente, pretende-se melhorar a performance e a produtividade de uma organização.
Como funciona uma reunião?
Previamente, o líder define: as regras de funcionamento da reunião (como?), o tempo de duração (quanto tempo?), o local da reunião (onde?), a ordem de trabalhos (o quê?), os participantes (quem deve estar na reunião?), o papel do líder da reunião (vai ter uma liderança autocrática, democrática ou liberal?), e o que se pretende alcançar no final da reunião (porquê?). Estes elementos são comunicados aos participantes, antes da realização da reunião. Isto permitirá que os participantes se preparem para a reunião para poderem contribuir da melhor forma e reduzirem o tempo de discussão. Por exemplo, os participantes podem preparar e trazer gráficos, relatórios, 3 propostas para comprar um novo software. No final da reunião, é importante elaborar uma acta (referir também o que foi decidido na reunião), que deve ser partilhada pelos participantes e/ou pela organização. Numa próxima reunião é relevante fazer o follow up desta reunião (qual foi o impacto das decisões desta reunião após um X tempo na organização?).
